Florø 12.04.00

I tilslutning til general forsamlingen i "Firdaveien 1 a/s", ble det bestemt å reaktivisere organisasjonen som skal legge til rette for optimal utbytte av synergieffekter i vårt framtidige fellesskap.

I dette brevet finner dere:

1. bakgrunn
2. forslag til arbeidsform
3. forslag til de "nye" synergigruppene og koordinatorene for gruppene
4. forslag til mandat for synergigruppene
5. returmelding om hvem som representerer enheten i "referansegruppen"

Eventuelle kommentarer og innspill til disse forslag ønsker vi å motta snarest mulig.

Vi foretrekker at henvendelsene kommer pr e-mail, fra de som har tilgang til det.

Joseph Odijk      Kjartan Olafsson

Solheimlia 16      Kinn Legekontor

6900 Florø        6900 Florø

1. Bakgrunn

I etableringsfasen av "Firdavegen 1" prosjektet, hadde vi konstruktiv aktivitet i synergigruppene. Gruppene ble opprettet for å gi innspill til arbeidet med planløsninger og byggetekniske betingelser. Det førte til en grundig kravspesifikasjon og dessuten hadde det en skapte det engasjement og mulighet til å kunne påvirke sin egen arbeidsplass.

I den nåværende situasjon, hvor de byggemessige rammene er fastlagt, skal vi fokusere på funksjon, drift og kvalitet. Det er et omfattende arbeid vi har foran oss og det krever en god struktur. Innsatsen må siktes inn på forskjellige mål, selv om de fleste arenaer overlapper hverandre.

Revitalisering av arbeidet med synergieffekter krever oppgradering av rammebetingelsene. Instruksene skal tilpasses dagens situasjon og sammenslåing/oppretting av nye grupper måtte vurderes. Sammensetting av gruppene bør også tilpasses de nye utfordringene.

For å lage et forslag til dette arbeidet samlet vi en ad hoc gruppe som tok utgangspunkt i "gamle" og "nye" tema som berører vårt fremtidige fellesskap i Firdavegen.

Gruppen var ikke valgt med hensyn til representasjon og etter en kreativ ettermiddag ble gruppen oppløst igjen. Utfordring var å tenke helhet framfor detaljer og fellesskap framfor representasjon. Resultatet av arbeidet foreligger i vedlagt oversikt over synergigruppene.

Der hvor eksisterende grupper opprettholdes foretrekkes at koordinatorene fra den tidligere fasen står for kontinuiteten. I nye grupper kommer vi med forslag til koordinator. Dette er klarert med de det gjelder. Koordinatorene er ansvarlig for sette sammen gruppen. Antall deltakere i gruppen skal stå i forhold til oppgavemengde og - størrelse. Gruppene kan velge en intern oppgavefordeling når det er formålstjenlig. Et forslag til "mandat for synergigruppene" legges ved.

Styret har gitt mandat til å organisere synergiarbeidet til Joseph Odijk. Kjartan Olafsson er styrets representant i dette arbeidet. For å sikre god informasjon og engasjement trenges en bred referansegruppe, som skal bli fortløpende informert om framdriften og som blir invitert til møte når det oppstår behov for samkjøring eller avgjørelser. Som referansegruppen foreslåss en representant for alle leietakere i "Firdaveien 1". Med hensyn til antall ansatte pr enhet bør hjelpepersonalet på legekontoret stille med egen representant i referansegruppen.

Alle enheter skal snarest mulig gi tilbakemelding på hvem som representerer dere i denne referansegruppen. Returmelding vedlegges.

På dette møtet skal koordinatorene presentere framdriften synergigruppene. Referansegruppen skal komme med innspill som sikrer helheten og betingelser for et godt fellesskap. Deltakere i referansegruppen er ansvarlig for kommunikasjonen mellom synergigruppene og egne enheter.

4. Mandat til synergigruppene

……………………………………… (Leiertaker Firdaveien 1)

har følgende representant til "referansegruppen" for synergigruppene i Firdaveien 1:

………………………………………. (navn)

………………………………………. (telefon)

………………………………………. (emailadresse)

Vedkommende er informert om at første møte finner sted:

Sendes til

Joseph Odijk

eller pr post:

Solheimlia 16

6900 Florø